Maldito Coronavirus y bendito BCP. ¿Está tu empresa preparada para el teletrabajo?

Esta crisis está poniendo a prueba la resiliencia de todo tipo de empresas. No todas, pero las que podrían estar teletrabajando y les ha pillado el toro, que aprendan.

Maldito Coronavirus y bendito BCP. ¿Está tu empresa preparada para el teletrabajo?

Esta crisis está poniendo a prueba la resiliencia de todo tipo de empresas. No todas, pero las que podrían estar teletrabajando y les ha pillado el toro, que aprendan.

Maldito Coronavirus, COVID-19 o cómo sea. Me pregunto, ¿qué pasa con los 18 predecesores? ¿no eran, a caso, tan jodidos? Bueno, que me lío.

Bendito BCP, o PCN, como prefieras. Si eres más de anglicismos, because in your company you are the fucking master, Business Continuity Plan es el tuyo. Si eres más de aquí, y eres de esos que se resisten a utilizar meeting, porque es reunión de toda la vida, Plan de Continuidad del Negocio funcionaría perfectamente en tu caso.

Estos dos parámetros han servido para poner a las empresas a prueba en cuanto a su capacidad de continuar con sus quehaceres mediante el teletrabajo. Y tu empresa, ¿puede?

Hace ya un tiempo que se lleva hablando de esta modalidad de trabajo, aunque bien es cierto que pocos son los que han estructurado sus procedimientos de tal forma que el trabajador pueda realizar sus tareas de forma remota, sin que impacte negativamente en tiempos, agilidad de la gestión y que permita tener un control correcto por parte de dirección. En este post no voy a entrar muy a fondo sobre cómo tu empresa realmente se vería beneficiada, en términos financieros, del teletrabajo, sino que más bien, entraré en los prácticos y, para ello, te voy a recomendar una serie de plataformas y herramientas para que tu ritmo de trabajo no pare, no dependa de dónde estés, o dónde están tus colegas de curro, y que todo fluya como debe.

Queremos dejar claro que no estamos afiliados a ninguna de las plataformas ni a ningún servicio de terceros. Es una opinión absolutamente subjetiva y pese a que podamos utilizar alguna de ellas, no usaremos nuestros códigos affiliates ni referral. Esto no es un post promocional.

Control horario.

Esta parte es importantísima, no sólo para medir el rendimiento, sino porque se adecúa a normativa. Debe de existir un proceso de "fichaje", es decir, registro de hora de entrada, salida y, ya puestos, de los correspondientes descansos.

SaaS gratuitos.

Gratis. Mola, ¿eh? Pues estos, lo son:

  • Clockify. Es el que utilizamos en zinkbulb. Tiene una interfaz sencilla, muy KISS. La curva de aprendizaje es nula y tiene apps nativas para iOS, Android y, en nuestro caso, para Mac. Además, tiene extensión para Chrome y eso, querido, facilita la vida que no veas. Exporta informes diarios, semanales, mensuales, ... Reporting directo a tu email, dashboard de todo tu equipo y mucho más.
  • Toggl. Este lidera el mercado. Sinceramente, tiene de todo lo que puedas necesitar. Quizás más de lo que nosotros necesitamos, por lo que elegimos el anterior. Pero es el que utilizan en Google, por ejemplo. No hay más preguntas señoría. Tanto este, como el anterior, tienen versión premium. Es decir, de pago. Pero lo dicho, empieza con la versión gratis y si te funciona o necesitas más funcionalidades, amplías.

Tareas.

Amigo, las tareas. Qué importante es poder trabajar de forma ágil, pivotando entre distintas tareas y llevando un control y seguimiento que te permita ver el estado general del proyecto a vista de pájaro, o como dirían los folks, eye-bird.

SaaS gratuitos.

Insistimos. Todos, absolutamente todos, tienen su versión de pago premium. Pero para empezar y ver cómo te adaptas y aprendes una nueva forma de trabajar, son los reyes.

  • Trello. Si todavía no lo conoces, ya estás tardando. Esta plataforma está absolutamente, por no decir exclusivamente, para trabajar en kan ban boards. Si conoces la metodología scrum, no necesitarás más que ponerte a meter tareas y a delegarlas. Y si no, tardarás, calculo, 1 minuto en acostumbrarte.
  • Notion. Esta es la herramienta que utilizamos nosotros (premium, esta sí). Es una auténtica navaja suiza. Desde documentos, bases de datos, tablas, kan ban, .... Esto sustituye, en gran medida, a Google Docs, Trello y otras. Echadle un ojo.
  • Quire. Este es gratis 100%. Es más limitado que el resto pero suficiente para el 80% de los mortales. Hace todo lo que puedes necesitar para crear, delegar y completar tareas.
  • Clickup. Muy parecido a Notion pero con esteroides. Quizás en ambas plataformas la curva de aprendizaje es más dilatada, pero merece la pena. La versión gratuita no tiene vista gantt, pero por el resto, es una pasada de plataforma. Puedes crear diferentes espacios de trabajo, invitar a colaboradores y crear accesos directos. ¡Ah! Muy importante (igual que en el resto) se puede compartir cualquier cosa mediante enlace. Quizás en este, es más flexible y permite diferentes opciones. Pero es perfecto para compartir con tus clientes el avance de una tarea o de un proyecto entero.
  • Google Docs. Esta no podía faltar. En zinkbulb, pese a que tenemos otras plataformas y aplicaciones, seguimos utilizando Google Drive (premium, eso sí). La versión gratuita es muy generosa y no te limita más que en el espacio (Gb). Por lo demás, chao Microsoft.

Por hoy, esto es todo. En un próximo post, entraré en otro tipo de herramientas más específicas. Por el momento, explora alguna de las que te recomendamos y a ver qué tal te adaptas. Poco a poco, todas las empresas tendrán que utilizar SaaS para reducir estructura de costes, ser más ágiles y no depender de la localización para trabajar. Bienvenido al teletrabajo.

Adriano

Co fundador y director ejecutivo.

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